Masz ambicje, aby zorganizować wydarzenie lub koncert? Potrzebujesz profesjonalnej obsługi konferencji lub wyjątkowego bankietu? A może planujesz wyjazd integracyjny, który wzmocni więzi w Twoim zespole?
Profesjonalna organizacja eventów firmowych
Fundacja IPS ma do zaoferowania dokładnie to, czego potrzebujesz!
- Wydarzenia i koncerty
Jesteśmy ekspertami w organizacji różnego rodzaju wydarzeń i koncertów. Od kameralnych spotkań po koncerty symfoniczne, tworzymy niezapomniane chwile.
- Integracje firmowe
Nasze programy integracyjne to klucz do zgranych zespołów i sukcesu firmy. Zadbamy o to, aby Wasze relacje były silniejsze niż kiedykolwiek.
- Konferencje i szkolenia
Niezależnie od skali, zapewnimy profesjonalną organizację konferencji i szkoleń, aby Twoje przesłanie dotarło do uczestników.
- Warsztaty i wydarzenia tematyczne
Inspirujące warsztaty i wydarzenia tematyczne to nasza specjalność. Pomagamy w rozwijaniu kreatywności i umiejętności.
- Wyjazdy integracyjne
Organizujemy wyjazdy, które budują zgrane zespoły. Odkryj nowe miejsca i wzmocnij współpracę w swojej firmie.
Dlaczego my?
Jesteśmy elastyczni i dostosowujemy się do Twoich potrzeb. Oferujemy profesjonalne wsparcie w organizacji eventów. Zajmiemy się wszystkim – od pomysłu, aż po relację z wydarzenia. Zapewniamy pomoc i doradztwo w całym procesie planowania i realizacji eventu.
Event marketing wpływa nie tylko na promocję firmy, produktów, usług i idei, ale jest również jednym ze skutecznych sposobów budowanie trwałych relacji z konsumentami – o ile organizacja eventu przebiega pomyślnie.
Organizacja wydarzenia wymaga od menedżera umiejętności zgrania wielu elementów, często w bardzo krótkim czasie. Praca menagera polega na planowaniu, koordynacji i przeprowadzeniu wielu różnych działań. Menager to często osoba koordynująca pracę licznych podwykonawców, która dba o aspekty techniczne, komunikacyjne czy logistyczne.
Jak przebiega proces organizacji eventu?
Organizacja udanego eventu wymaga starannej planifikacji i skoordynowanego działania. Niezależnie od tego, czy planujesz konferencję, bankiet czy firmowe spotkanie integracyjne, proces organizacji eventu można podzielić na kilka kluczowych kroków.
Poniżej przedstawiamy poszczególne aspekty, które omawiamy w ramach procesu organizacji wydarzenia:
Cel eventu- format, scenariusz
Pierwszym krokiem w organizacji eventu jest jasne określenie celu. Pytania, które warto sobie zadać, to m.in.: dlaczego organizujesz to wydarzenie, jakie masz cele biznesowe lub osobiste i co chciałbyś osiągnąć poprzez to spotkanie?
Zupełnie inne wydarzenia będą służyć do osiągnięcia takich celów, jak integracja zespołu, wzmocnienie motywacji pracowników czy lepsza komunikacja, a inne będą sposobem na promowanie marki, nawiązanie relacji z klientami czy też edukację w zakresie produktów i usług. Od celu eventu zależy to, czy będzie on miał formę konferencji dla dużego grona odbiorców, czy też będzie małym spotkaniem dla wyselekcjonowanej grupy.
Określenie grupy odbiorców
Aby osiągnąć cel, trzeba precyzyjnie określić grupę odbiorców wydarzenia. Trzeba zrozumieć, jakie są potrzeby odbiorców, ich oczekiwania co do wydarzenia czy też jakie atrakcje będą w stanie odpowiednio ich zmotywować podczas eventu. Od grupy odbiorców zależą więc: scenariusz imprezy, wybór gości specjalnych, wydarzenia towarzyszące czy nawet rodzaj cateringu.
Określenie budżetu eventu
Określenie budżetu jest kluczowe, ponieważ pozwala na kontrolowanie kosztów i alokację środków na różne aspekty wydarzenia, takie jak lokalizacja, catering, dekoracje, sprzęt i promocja. Realistyczna ocena kosztów jest niezbędna.
Jak wiadomo, to od wysokości budżetu zależy rozmach eventu – np. menu, materiały dla uczestników, wydarzenia dodatkowe np. koncert, technika.
Określenie terminu
W podejmowaniu decyzji o dacie eventu należy wziąć pod uwagę tematykę i grupę odbiorców. Ważne jest, aby się zorientować, czy w tym samym czasie nie ma wydarzeń, które mogą odciągnąć uwagę od organizowanego przez Ciebie spotkania. Termin może również wpływać na koszty.
Wybór lokalizacji
Miejsce eventu powinno odpowiadać jego charakterowi, pasować do grupy docelowej i umożliwiać realizację zaplanowanego scenariusza.
Planowanie programu
Określenie, co będzie działo się podczas eventu, to ważny krok. Zastanów się nad agendą, prelegentami, atrakcjami i rozkładem czasowym. Upewnij się, że program jest zrównoważony i interesujący dla uczestników. Istotne jest, aby program wyróżniał się spośród innych spotkań o podobnej tematyce. Można to osiągnąć np. dzięki obecności znanej i cenionej osoby – autorytetu odbiorców eventu.
Marketing i promocja wydarzenia w Social Mediach
Podczas organizacji eventów koniecznie trzeba zadbać o odpowiedni marketing (logo wydarzenia, strona, grafiki) i wydarzenie w social media. Powinny się tam znaleźć najważniejsze informacje: program eventu, informacje o prelegentach, formularz rejestracyjny, informacje o opłatach itp.
Zaproszenie uczestników
Forma zaproszenia zależy od charakteru eventu i grupy odbiorców oraz czy wydarzenie jest płatne czy nie. Ważne jest, aby zaproszenia zostały wysłane w odpowiednim czasie.
Prestiż wydarzenia i promocja
Promocja jest kluczowym elementem sukcesu. Wykorzystaj różne kanały, takie jak media społecznościowe, strona internetowa, reklama, plakaty i zaproszenia, aby dotrzeć do swojej docelowej grupy. Rodzaj działań promocyjnych zależy od tego, do kogo chcesz dotrzeć.
Materiały dla uczestników
Program wydarzenia, atrakcje, sylwetki prelegentów – to podstawowe informacje, które powinien otrzymać każdy uczestnik.
Realizacja i koordynacja
W dniu wydarzenia należy zadbać o jego płynność. Aranżacja scenograficzna, ustawienie sali, nagłośnienie, catering, obsługa techniczna, rejestracja gości – koordynacja jest kluczowa. Pamiętaj, że aby przygotować i zorganizować udany event, potrzebujesz przede wszystkim wyobraźni, umiejętności szczegółowego planowania, przewidywania nieprzewidzianych sytuacji, systematycznego działania i dużo cierpliwości!
Co jesteśmy w stanie zorganizować
- Aspekty techniczne: nagłośnienie, ekrany, scenę, efekty specjalne (wyrzutnie ogni, confetti itp.);
- Video: relacja video z wydarzenia, reportaż foto, streaming wydarzenia na żywo;
- Koncerty na żywo;
- Materiały reklamowe: rollupy, ścianki reklamowe, identyfikatory, smycze reklamowe, notesy, długopisy, kubki, krówki, upominki dla prelegentów, dyplomy/podziękowania itp.;
- Catering;
- Rezerwację klubu np. na imprezę integracyjną.
Nasze doświadczenie w organizacji eventów
Jesteśmy organizatorami wielu wydarzeń o różnorodnym charakterze. Nie jest nam obca m.in.:
- organizacja koncertów,
- organizacja koncertów symfonicznych,
- organizacja jednodniowych szkoleń dla grup kilkudziesięcioosobowych,
- organizacja wyjazdów szkoleniowo-integracyjnych w Polsce (3 dniowe: networking, wystąpienia prelegentów, ogniska, koncerty, imprezy z DJ, rejsy),
- organizacja konferencji od 200-2000 uczestników (serwis kawowy, marketing, technika, scenariusz, prelegenci, goście specjalni, catering, imprezy w klubie).
Nie ma ograniczenia jeśli chodzi o liczbę uczestników. Minimalna liczba to 20 osób. Wszystko zaczyna się od dobrego pomysłu, który inspiruje do dalszego działania.
Skontaktuj się z nami już dziś! Magda Kujawa
Daj nam znać, jakie wydarzenie planujesz, a my zajmiemy się resztą.
Osobą odpowiedzialną za organizację i koordynację wydarzeń w Fundacji IPS jest Magda Kujawa, która jest doświadczonym organizatorem wydarzeń biznesowych oraz szkoleniowo-integracyjnych. Od 10 lat zaangażowana jest w działalność organizacji pozarządowych organizując m.in. koncerty i liczne akcje charytatywne.
Zapraszamy do kontaktu! Razem stworzymy niezapomniane wydarzenie, które przekroczy Twoje oczekiwania!
Zapraszamy do kontaktu!
Zadzwoń pod numer 789 420 982 lub napisz na adres m.kujawa@fips.pl
